Escritório de advocacia

Quem acompanha o Blog da Ever It percebe que embora nossos temas sejam diversos, sempre tratamos das tecnologias em torno de virtualização, computação em nuvem, suporte de TI e soluções para melhor gestão da organização. Mas então como um escritório de advocacia pode se relacionar com o que abordamos?

Nos principais escritórios de advocacia, a rentabilidade cresce e a satisfação alcança altos níveis conforme os advogados passam mais tempo ajudando seus clientes. Ainda assim, atender clientes no mundo todo, manipular agendas e documentos e trabalhar em locais remotos dificulta a produtividade dos advogados. E, lógico, menor produtividade quer dizer menos horas a faturar. É por isso que um escritório de advocacia líder nos EUA se conscientizou de que precisava de nova tecnologia para gerar experiência no escritório e até mesmo para os advogados que trabalham em trânsito.

estudo de caso escritório de advocacia

O desafio: ajudar advogados a trabalhar remotamente sem limitações

Quando questionados sobre o que queriam em uma experiência móvel, os 3600 usuários da firma, incluindo 1600 advogados, disseram que “o mesmo que recebo no trabalho”. Em outras palavras, queriam as mesmas aplicações e arquivos do PC do escritório em seus dispositivos remotos, sem mudanças na experiência visual. Também desejavam que a troca de dispositivos não interferisse e pudessem retomar o trabalho de onde parassem, sem necessidade de login pesado e lento e procedimentos de reinício. Para dar aos colaboradores as ferramentas remotas mais produtivas, essa firma começou a procurar as melhores maneiras de resolver esse problema.

A solução: entregar uma experiência de escritório com o software Citrix XenDesktop

O departamento de TI da firma passou a pensar em suas opções, mesmo que o pessoal pudesse acessar suas aplicações corporativas e dados utilizando o XenDesktop, a falta de familiaridade com os desktops era sentida. Redes virtuais privadas ofereciam uma experiência personalizada mas requeriam que os advogados carregassem notebooks pesados. Os líderes da firma queriam aproveitar ao máximo seu investimento em XenApp e XenDesktop, em vez de perder tempo e dinheiro licenciando um produto adicional de outro vendedor, também queriam algo fácil de instalar e eficiente para gerenciar e administrar.

Com isso em mente, o pessoal de TI sugeriu à firma tirar proveito do recurso de Acesso Remoto ao PC da solução XenDesktop, o qual dá aos usuários a experiência de um computador do escritório em qualquer dispositivo. Os parceiros concordaram e o departamento lançou um programa piloto de três meses com um grupo de trabalhadores selecionados. O resultado? O programa foi um sucesso. “A solução era tudo que esperávamos”, diz o arquiteto de TI. “Usuários amaram porque sentiram como se fosse o PC do escritório”. A equipe de instalação fez o upgrade para a versão atual do software XenDesktop e entregou o Acesso Remoto ao resto dos colaboradores.

Hoje, a firma implantou o Acesso Remoto ao PC em cada um dos seus 4000 dispositivos, sejam eles laptops, tablets ou smartphones que os advogados e equipe escolheram para trabalhar remotamente. Os empregados podem acessar aplicações seguramente, como Microsoft Outlook e Word, assim como arquivos associados de qualquer dispositivo, dando à eles a flexibilidade para trabalhar à qualquer hora e de qualquer lugar. Advogados gostam especialmente da possibilidade de trabalhar offline de locais como tribunais, onde a internet geralmente é indisponível. Para os trabalhadores que trazem seus dispositivos de casa, o escritório de advocacia utiliza o recurso desktop publicado do Citrix XenApp para aprovisionar uma experiência de desktop compartilhado acessível. Além disso, a solução Citrix Netscaler Gateway suporta conectividade de alta largura de banda entre os escritórios da organização nos EUA, Europa e Ásia.

Benefício-chave: advogados servem clientes eficientemente mesmo remotamente

Seja trabalhando no escritório, em casa após horas ou em uma corte, advogados e time recebem seu próprio ambiente personalizado com toda familiaridade e funcionalidade de seus PCs do escritório. Os que viajam não têm mais que carregar os notebooks para acessar seus desktops pessoais. “As pessoas estavam preocupadas que fossemos adotar os desktops virtuais e retirar seus desktops pessoais”, diz o arquiteto de TI, “com o recurso de Acesso Remoto ao PC do Citrix XenDesktop, elas ainda têm o ambiente de trabalho personalizado, mas também ganham flexibilidade de dispositivos e a possibilidade de trabalhar offline. É o melhor de ambos os mundos.”

Benefício-chave: melhorar a produtividade do trabalhador e a segurança do sistema

Advogados podem fazer login nos desktops e acessar seus trabalhos em segundos. Foi calculado que a cada logon se poupam pelo menos 20 segundos, salvando horas ao longo de um mês. O escritório de advocacia recentemente implantou a autenticação multi-fatores do Microsoft Azure, o que significa que os advogados podem ser identificados apenas com a impressão digital. A integração entre o produto Microsoft e a solução Citrix NetScaler Gateway simplificou a instalação desse novo recurso biométrico, outra integração, dessa vez com tecnologias como o boot seguro da Interface Unificada Extensível do Firmware (Unified Extensible Firmware Interface), tornou o cumprimento dos requerimentos de segurança dos clientes muito mais fácil.

Benefício-chave: Aumentar a eficiência da administração de TI e reduzir custos

Os recursos de gerenciamento de TI da solução XenDesktop ajudam o departamento pequeno de TI do escritório de advocacia a aprovisionar rapidamente e eficientemente o acesso aos computadores em cada ponto de entrada. Scripts automatizados substituem um processo de aprovisionamento manual trabalhoso que antes requeria um administrador para instalar softwares dispositivo por dispositivo. Com cada administrador responsável por dar suporte à 15 colaboradores, o recursos de aprovisionamento automatizado poupa um montante significante de tempo, liberando os trabalhadores para concentrar em tarefas de maior valor. Adicionalmente, como a funcionalidade de acesso remoto já estava inclusa na solução XenDesktop existente, o escritório de advocacia poupou $140000,00 em taxas de licenciamento adicionais.

Conforme completa a migração da firma para o Microsoft Windows 10, o time de TI pode tomar vantagem dos recursos de  interoperabilidade do Acesso Remoto ao PC, como o recurso de boot seguro, touch screens, configurações de chip novas e sofisticadas e configurações multimonitor. A firma também está considerando introduzir dispositivos Apple Mac, suportados pela solução Citrix DesktopPlayer, “Citrix é uma tecnologia estratégica para nós”, “não poderíamos ser competitivos em nosso mercado sem esse tipo de tecnologia de acesso remoto.”

Conclusão

São diversos os recursos oferecidos por grandes empresas da tecnologia de virtualização de servidores e computação em nuvem como Citrix, VMware e Microsoft, além é claro, das inúmeras possibilidades de combinação entre essas ferramentas de acordo com cada cenário. Embora este estudo de caso não tenha muitos detalhes técnicos, é essencial a compreensão da relevância da solução adotada de acordo com o cenário em que a firma se encontrava, e é isso que deve ser feito em cada organização, a análise de cada perspectiva gera soluções totalmente diferentes entre si.

Se ficou com dúvidas sobre esse estudo ou quer entender melhor o cenário da sua empresa e como as soluções que oferecemos podem melhorar sua organização, entre em contato conosco, até a próxima!

Referência: https://www.citrix.com.br/customers/international-law-firm.html

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