Como manter a força de trabalho e datacenter funcionando durante uma gestão de crise?

São diversas as formas pelas quais seu negócio pode ser interrompido – furacões, tsunamis, tempestades, epidemias, terremotos, tornados, terrorismo, alagamentos, incêndios e até incidentes relativamente menores, como problemas no encanamento ou uma realocação de escritório planejada. É o tipo de situação que deixa diretores executivos e líderes de TI com insônia, e qual a melhor solução para isso? Pensando nisso, são utilizadas na maioria das melhores organizações estratégias de gestão de crise sólidas com as quais se pode contar para minimizar o impacto dos fenômenos e manter o andamento em épocas boas e principalmente, nas ruins também.

gestão de crise

Sem mais delongas, vamos aos sete elementos essenciais para qualquer estratégia efetiva de continuidade de negócios:

1. Um time bem definido

Em uma emergência, as pessoas não devem ter que se perguntar quem está no comando. Procure criar um time de gestão de crise com membros em todas as partes da sua organização, em todos os locais que você opera, e caso você não seja o gestor, dê a ele essa sugestão. Esses indivíduos vão lidar com as responsabilidades locais assim como com a resposta da organização à emergência em geral, devendo estar envolvido no planejamento e teste durante o ano para manter-se atualizado, assim ganhando a familiaridade necessária para uma boa performance no caso de uma emergência real. O suporte do alto escalão da empresa é crucial para certificar que a estratégia de gestão de crise receba a atenção e recursos que deve.

2. Um plano detalhado

Tenha clareza sobre o que está acontecendo, é o momento de verificar os fatos, conversar com os possíveis responsáveis, se existirem, e entender o ocorrido a fim de definir da melhor forma o que deve ser feito.

Pense sobre os tipos de interrupções que podem ocorrer em cada um dos locais em que seu negócio atua. Assuma o pior e então descubra o que é necessário para manter suas operações mais importantes funcionando. Ranqueie suas prioridades de recuperação em termos de negócio como receita, implicações legais, valor da marca, proteção ao consumidor – o que for mais importante para sua organização – e então ligue essas prioridades à aplicações, pessoas, instalações e equipamentos. Uma vez que seu time de gestão de crise chegue a um acordo, pode identificar estratégias de recuperação e custos em torno de cada processo.

O time de TI deve se certificar de que as aplicações mais críticas estarão disponíveis o quanto antes de acordo com o Recovery Time Objective (RTO), que indica em quanto tempo os processos do negócio devem ser restaurados após uma interrupção para que não haja consequências inaceitáveis, e com o Recovery Point Objective (RPO), o período máximo em que os dados podem se perder da área devido à algum incidente.

3. Teste efetivo

Um plano de gestão de crise desatualizado ou inefetivo pode ser pior que não ter plano algum, dando a falsa sensação de segurança e te deixando na mão quando as coisas dão errado. Revise e atualize seu plano ao menos uma vez por ano, e idealmente ainda com maior frequência, assim refletindo as mudanças no ambiente de TI, prioridades do negócio, estrutura operacional e outros fatores. Conduza simulações completas ao menos anualmente também, cobrindo tudo desde a recuperação das aplicações à comunicação em eventuais crises, incremente essas simulações com exercícios frequentes que introduzam novas reviravoltas nos cenários de desastres e mantenha toda a organização preparada.

4. Comunicações de crise

A pessoa indicada para falar é o porta-voz da organização, indispensável para minimizar informações desencontradas por ser preparado e ter a postura correta.

Comunicações efetivas podem ser a diferença entre o pânico e uma tranquila responsabilização de emergência, sem pânico. Crie um conjunto de comunicação que englobe todos os canais utilizados, incluindo telecomunicações, e-mail, endereço público, intranet, mensageiros e o site da empresa. Além disso, tenha modelos de mensagens de emergência prontos para serem atualizados rapidamente em uma situação de urgência, e claro, certifique-se de ter preparado uma mensagem consistente para o público também, seja por press release, mídia social ou ainda entrevistas.

É importante também falar com os colaboradores, ouvir suas críticas e esclarecer dúvidas para mostrar que o problema está sendo resolvido.

5. Segurança dos funcionários

Nada é mais importante do que manter as pessoas seguras! Busque oferecer simulações, treinamentos e outras instruções para situações de emergência, como a simulação de um incêndio pela equipe de Bombeiros por exemplo. Adapte seus procedimentos à seus trabalhadores, instalações e locais, também as revise e teste regularmente com todos os contribuintes.

6. Acesso ininterrupto aos recursos do negócio

É importante manter as pessoas trabalhando – não apenas para manter a produtividade, mas também para proteger os dados e se certificar de que seus consumidores não serão abandonados. Sendo assim, ter acesso remoto às tecnologias torna possível que as pessoas trabalhem de onde quer que seja seguro e conveniente, seja em casa, na sala de conferência de um hotel, na casa de um amigo ou em qualquer outro lugar. Organizações que habilitaram o estilo à distância de trabalho estão muito à frente nesse cenário. Em vez de ter que se acostumar com um modo totalmente diferente de trabalho durante ou logo após o desastre, as pessoas apenas continuam usando as mesmas ferramentas de acesso remoto que sempre usam, sendo a diferença apenas o local físico de onde fazem isso. Tudo isso é possível com a virtualização.

7. Operação contínua de TI

A continuidade do data center é o último elemento, é muito importante manter a rotina de trabalho. As maiores organizações já contam com mais de um data center para escala ou adicionais (para casos de emergência), se um fica offline por qualquer razão – planejada ou não – as pessoas devem conseguir trocar para outro perfeitamente, conseguindo acesso aos mesmos aplicativos e dados. Portanto, garanta que sua organização consiga suportar esse tipo de ação em termos de rapidez, troca automática de data center, balanceamento de carga e capacidade de rede.

O Citrix por exemplo oferece muitas tecnologias e boas práticas para manter seu negócio funcionando durante interrupções de todos os tipos, nós sempre falamos e contamos um pouco mais das suas vantagens aqui no blog, mantenha-se antenado para não ficar de fora e caso tenha dúvidas a respeito estamos sempre à disposição!

Referência

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